Grundlagen zur Verwendung von Transaktionen
Einfach ausgedrückt ist eine Transaktion jede Änderung
eines Kontosaldos, mit all den Informationen über den
ausgegebenen Betrag oder die erhaltene Summe und seinem
Empfänger oder ihrer Quelle. Buchungen können zwischen zwei
real vorhandenen Konten erfolgen, oder eben von einem Konto
zu einer Einnahmen-/Ausgabenkategorie. Es ist technisch auch
möglich, Beträge direkt von einer/einem Einnahmen- zu
einer/einem Ausgabenkategorie/-konto zu bewegen, aber dies
ist meist nicht sinnvoll.
In jedem Konto (geöffnetes Transaktionsregister) können
Transaktionen erstellt werden; diese haben alle das gleiche
Format, mit Ausnahmen bei Investment- und Darlehenskonten,
und enthalten die folgenden Datenfelder:
1. Datum: Das Datum an dem die Transaktion erfolgt.
2. Wertstellung: Das Datum an dem die Transaktion auf
dem Konto wirksam wird bzw. Datum für weitere Zwecke, falls
es vom normalen Datum abweicht (bei Buchungen von Bankkonten
bestehen oftmals einige wenige Tage Differenz, die auch auf
den Kontoauszügen ausgewiesen sind, Anm. Projekt "Geldtanz").
3. Art/Nummer: Dieses Feld findet Verwendung zur
Aufzeichnung der Schecknummer eines (Verrechnungs)schecks,
oder falls es sich nicht um eine Scheckbuchung handelt, zur
genaueren Spezifizierung der Transaktionsart. Unter anderem
sind folgende Werte möglich:
- Eine Nummer, die zum Beispiel der tatsächlichen Schecknummer des der Buchung zugrundeliegenden Schecks entspricht oder Nummer der Kredit- oder Geldkartenzahlung.
- "Buchung" um einen Geldtransfer von oder zu einem anderen Bankkonto zu kennzeichnen (etwa Bezahlung einer Rechnung mittels Überweisung von ihrem Girokonto).
- "Lastschrift" für Abbuchungen von einem Ihrer Bankkonten per Lastschrifteinzug.
- "Bar" für Zahlungen mit Bargeld, z.B. aus einem Vermögenswert-Konto "Geldbeutel" oder "Kasse".
- "Geldautomat" für Abhebungen von einem (Giro)konto am Automaten oder Schalter.
- "Karte" für Käufe die mit ec- oder anderen Karten bezahlt wurden, den Ausgleich der Kreditkarte oder das Laden der Geldkarte.
- "<nächste Scheck-Nr.>" veranlasst Moneydance die letzte Buchung mit einem Nummernwert zu suchen und der aktuellen Transaktion die darauf folgende Zahl zuzuweisen.
- "Scheck" zum verbuchen eines erhaltenen (Verrechnungs)scheck.
- "{drucken}" Dieser Eintrag muß gewählt werden, um die Details einer Buchung für einen Scheckdruck zu verwenden. Im genannten Kapitel finden Sie auch wichtige Informationen zur Nutzung von Adressdaten auf Schecks. Beachten Sie auch die Hinweise zur Verwendung des Adressbuches bei Buchungen.
Sie können die Vorgaben für dieses Datenfeld verändern und
Einträge löschen, neue erstellen oder deren Reihenfolge
ändern, indem Sie bei angezeigter Hauptseite den Menüpunkt
"Konto->Konto bearbeiten" auswählen. Das sich nun öffnende
Fenster "Konto-Info: " ermöglicht die Bearbeitung der
Informationen zu Ihrem Kontostamm, die Werte des
Transaktionsfeldes "Art/Nr." finden Sie im Abschnitt "Scheck#
Begriffe"; Änderungen an dieser Auflistung sind mittels der
sich rechts daneben befindlichen Knöpfe vornehmbar.
(Anm./Überarb. Projekt "Geldtanz")
4. Beschreibung/Zahlungsempfänger: Dieses Feld enthält
die meisten/wichtigsten Informationen darüber wer oder was
mit dieser Transaktion verbunden ist: Die Person oder Stelle
welche die Zahlung erhält oder die Gutschrift veranlasst hat.
Der Text ist normalerweise ähnlich "Arbeitgeber XYZ",
"Wohnungsgesellschaft ABC", "Stadtwerke Q",
"Minus-Supermarkt" oder auch "Lohn/Gehalt Januar", "Einkauf
mit Kreditkarte".
5. Anmerkung: Alle weiteren Informationen zu
Transaktion; Die Grenze zwischen Beschreibung und Anmerkung
ist fließend und hauptsächlich dem eigenen Geschmack
überlassen bzw. hängt vom Format der herunterladbaren
Buchungsdaten ab. Es hat sich allerdings bewährt bei der
Beschreibung insbesondere Personen oder Stellen anzugeben
(etwa "Arbeitgeber XY" oder "Online-Buchhändler Books" vgl.
auch Kapitel Verwendung des Adressbuches
bei Buchungen), als Anmerkung hingegen "inhaltliche"
Details ("Gehalt Januar", "Überstunden", "Geburtstagsgeschenk
Oma") anzugeben (Anm. Projekt "Geldtanz").
6. Kategorie: Die Einnahmenkategorie für Zugänge und
andere Gutschriften die sich positiv auf den Saldo auswirken,
die Ausgabenkategorie für Zahlungen, Lastschriften und andere
Abzüge die den Saldo negativ beeinflussen, oder ein anderes
Konto. Diese Kategorie bzw. das angegebene Konto stellen die
"Gegenseite" der Transaktion dar. Um Gelder zwischen zwei
(Bank)Konten zu verschieben, müssen Sie als Kategorie das
andere involvierte Konto auswählen, z.B. bei einer
Überweisung vom Tagegeld- zum Girokonto. In allen anderen
Fällen wählt man normalerweise eine Einnahmenkategorie für
Zugänge und eine Ausgabenkategorie bei Belastungen.
7. Rubrik: Weitere Kennzeichnung die Sie der
Transaktion zuweisen können. Eine genauere Erklärung finden
Sie im Kapitel Buchungsrubriken.
8. A: Diese Spalte zeigt den Status einer Transaktion
an ("A"bgestimmt); eine orangene Raute als Symbol bedeutet,
das die Transaktion zum Abstimmen markiert wurde, ein grüner
Haken weist die Transaktion als abgestimmt ("bestätigt") aus.
Durch mehrfaches anwählen des Feldes mit der linken Maustaste
können Sie zwischen den unterschiedlichen Markierungen
wechseln. Die Abstimmung von Konten wird in diesem und den
folgenden Kapiteln detailiert beschrieben: Konten mit Hilfe des zugehörigen Werkzeuges
abstimmen.
9. Abgang: Der in diesem Feld eingetragene Wert
entspricht dem Betrag, der diesem Konto abgezogen wird und
einem anderen zufließt, das im Feld "Kategorie" (siehe 6.)
angegeben wurde. Das Saldo dieses Kontos *verringert* sich
dadurch.
10. Zugang: Der in diesem Feld eingetragene Wert
entspricht dem Betrag, der diesem Konto von einem anderen
(angegeben im Feld "Kategorie") zufließt. Das Saldo dieses
Kontos *erhöht* sich, vom anderen wird der angegebene Betrag
abgezogen.
11. Umrechnungskurs: In diesem Feld wird der
Umrechnungskurs bei Transaktionen zwischen unterschiedlichen
Währungen angegeben; falls das ausgewählte Konto/die
angegebene Kategorie (siehe unter 6.) nicht in der gleichen
Währung geführt werden wie das aktuell zur Erstellung der
Transaktion verwendete Konto, muß ein Kurs angegeben werden.
Sie können dazu den letzten Kurs aus der Währungs-History
verwenden (Vorgabe), oder manuell einen neuen eingegeben.
Weitere Informationen, auch zur Aktualisierung von
Umrechnungskursen, finden Sie in Kapitel 12 (Anm. Projekt "Geldtanz").
12. Saldo: Zeigt im Transaktionsregister das Saldo
nach Einbeziehung der jeweiligen Transaktion als Teil dieser
an. Der Wert entspricht genau dem Anfangssaldo abzüglich
aller Belastungen und zuzüglich aller Gutschriften bis zu
dieser Transaktion. Das Feld läßt sich nicht bearbeiten.
Neben diesen Feldern stellt der Buchungseditor (des
Transaktionsregisters) noch folgende drei Buttons bereit:
1. Drop-down Menü (kleines Zahnrad-Symbol):
a) wiederkehrend: Zur Erstellung einer
Buchungserinnerung aus der aktuellen Transaktion.
b) Gegenseite zeigen: Öffnet ein Mini-Register, das
die Transaktionen und das Saldo der ausgewählten "Kategorie"
anzeigt. Die gegenseitige Transaktion der ursprünglich
ausgewählten wird hervorgehoben und zeigt einen Zugang
entsprechend in Höhe des Abganges der Ausgangsbuchung, oder
umgekehrt.
c) Löschen: Entfernt die ausgewählte Transaktion von
diesem Konto. Wie schon zuvor beschrieben wird das Saldo des
Kontos und genauso das der "Gegenseite" neu berechnet.
d) Split... : Öffnet den Dialog zur Bearbeitung von
Splitbuchungen. Hiermit können Sie mehrere Teil-Buchungen für
eine einzige Transaktion erstellen. Es ist möglich zu diesen
Teil-Buchungen unterschiedliche Beträge (Höhe, Vorzeichen),
Kategorien, Beschreibungen und Stati anzugeben.
Hier einige Beispiele zur möglichen Verwendung:
- Unterteilung Ihres Gehaltes (Einnahme auf ein Girokonto) in Grundgehalt (1. Einnahmenkategorie) und Leistungsabhängige Vergütung (2. Einnahmenkategorie).
- Einteilung der Abzahlungen für einen Kredit in Tilgung und Zahlung zur Bedienung der Zinsen. Die Erstellung dieser Splitbuchungen erfolgt u.U. automatisch, beschrieben in Kapitel 4, Darlehenskonten.
- Bei Zinsgutschrift der Bank (Netto-Gutschrift auf Bankkonto), Auflistung der Zinsen (Brutto-Einnahme in eine Einnahmenkategorie) abzüglich Zinsabschlagsteuer und Solidaritätszuschlag (Ausgabenkategorien).
- Verrechnung einer Aufwandsentschädigung (als Einnahme auf ein Konto) und ihrer Anteile an Fahrkostenerstattung (zur Verringerung des Saldos der 1. Ausgabenkategorie "Mobilität") und Materialkostenerstattung (zur Verringerung des Saldos der 2. Ausgabenkategorie "Material") - wenn Sie allerdings für ein Projekt/eine ehrenamtliche Tätigkeit ein eigenes Konto angelegt haben, wird eine Aufteilung etwa in zuvor genannten Kategorien ungleich schwerer. In diesem Fall stellen die jeweiligen Ausgabenkategorien den Ursprung der Transaktionen dar, Girokonto/Geldbeutel/Kasse und Projekt-/Ehrenamts-Konto Splitbuchungen mit entgegengesetzten Vorzeichen. Somit verändert sich das Saldo in der Ausgabenkategorie normalerweise nicht, da Ausgaben durch die Entschädigungen ausgeglichen werden (als Gutschrift auf dem Girokonto mit dem Projektkonto als Gegenkonto). Beide beschriebenen Vorgehensweisen sind möglich und für unterschiedliche Belange sinnvoll, der Einsatz von Rubriken sollte ebenfalls bedacht werden.
- Unterteilung der Mietzahlungen in Beträge für Kaltmiete und Nebenkosten, so dass sich für die zweitgenannte Kategorie (durch das Buchen der Beträge von Nebenkostenabrechnungen) ein genaueres Bild über die tatsächlichen Ausgaben ergibt.
(Anm./Bearb. Projekt "Geldtanz")
2. Abbrechen: Wiederherstellung der Transaktion in den
Zustand vor der Bearbeitung, oder falls die Transaktion neu
erstellt wurde, schließen des Buchungseditors unter verwerfen
der Eingaben.
3. Speichern: Nimmt die vorgenommenen Änderungen oder
neue Transaktionen ins Transaktionsregister bei Neuberechnung
des Saldos auf. Hierbei werden auch die jeweiligen
"Gegenseiten" aktualisiert bzw. erstellt.