Nordisk Familjebok har utkommit i flera upplagor. Den första upplagan bestod av 20 band som publicerades 1876 - 1899. Den andra upplagan, kallad uggleupplagan eftersom bokryggarna hade en uggla, bestod av 38 band som publicerades 1902 - 1926. Senare upplagor har haft färre band.
Det är ännu inte avgjort vilken upplaga den elektroniska utgåvan bör basera sig på. Sanna älskare av elektroniska böcker vill helst se en textkritisk parallellutgåva av samtliga upplagor och varianter. Tills vidare ingår en del material från första upplagan, men inget hindrar att artiklar från senare upplagor läggs till.
Uppslagsverkets atomer är artiklarna. Det är de stycken av text som sorterar under var sitt uppslagsord. För att identifiera en artikel, där detta behövs, används i den elektroniska utgåvan en sjuställig kod, som anger uppslagsordets position enligt följande. Kodens första och andra position är bokstäver som identifierar upplagan och bandet: aa till at betecknar första upplagans band 1 till 20; ba till bt betecknar uggleupplagans band 1 till 20; ca till cr betecknar uggleupplagans band 21 till 38. Närmare bestämt räknas andrabokstaven så här: a 1, b 2, c 3, d 4, e 5, f 6, g 7, h 8, i 9, j 10, k 11, l 12, m 13, n 14, o 15, p 16, q 17, r 18, s 19, t 20, u 21, v 22, w 23, x 24, y 25, z 26.
Kodens tredje till och med sjätte position är numret på spalten eller sidan inom bandet. Samma numrering används som i trycket. Detta nummer fylls till vänster med nollor till fyra positioners bredd. Kodens sjunde position är en bokstav som identifierar uppslagsordets ordning inom spalten eller sidan. Samma bokstäver används som beskrivs ovan för andra positionen.
Uppslagsordet Aftonrodnad förekommer, till exempel, i första upplagans första band i spalt 229, där det föregås av två andra uppslagsord. Dess kod blir därför aa0229c: Första upplagan (a), första bandet (a), spalt 229 (0229), tredje uppslagsordet (c).
Dessa koder används som filnamn i WWW-adresser, efter /nf/ som ju är Nordisk Familjeboks beteckning inom Projekt Runeberg.
Filer som inte är artiklar ur uppslagsboken, till exempel det här förordet, har filnamn som börjar med bokstaven x (vanligen xa).
Efter vissa artiklar (de mer omfångsrika) anges författarens signatur med två, tre eller fyra bokstäver. I den elektroniska utgåvan sammanställer vi en förteckning och små biografier över dessa författare. Filnamnet till en sådan biografi är då bokstäverna xx följt av signaturen, där prickar över åäö har tagits bort.